Homeoffice und DSGVO Datenschutz im Homeoffice: so schafft es dein Unternehmen!

Wenn dein Team an unterschiedlichen Orten arbeitet, kann das Management schnell zur Herausforderung werden – besonders beim Thema Datenschutz. Doch wie genau kannst du ein Umfeld erschaffen, welches sowohl für dein Unternehmen als auch für deine Mitarbeitenden sicher ist? Du kannst deine Mitarbeitenden nicht einfach überwachen. Trotzdem musst du sicherstellen, dass dein Unternehmen und dein Team geschützt sind. Wir zeigen dir, wie du Datenschutz im Homeoffice praktisch umsetzt.

FAQ

Was bedeutet Datenschutz im Homeoffice?

Datenschutz im Homeoffice umfasst den Schutz personenbezogener Daten und die Einhaltung der DSGVO.
Was sind die zentralen Prinzipien der Datenschutz-Grundverordnung?

Zu den wichtigsten DSGVO-Grundsätzen gehören Rechtmäßigkeit, Transparenz, Datenminimierung und Speicherbegrenzung.
Welche Maßnahmen erhöhen die Datensicherheit im Homeoffice?

Im Homeoffice helfen Maßnahmen wie das Verhindern von unbefugtem Zugang, sichere Passwörter, die Nutzung eines VPN und Schulungen für Mitarbeitende.
Was droht bei Verstößen gegen die DSGVO?

Bei Verstößen gegen die DSGVO können Bußgelder von bis zu 20 Millionen Euro oder 4 % des Jahresumsatzes verhängt werden.

Was ist Datenschutz?

Datenschutz bedeutet, personenbezogene Daten vor Missbrauch und unerlaubter Nutzung zu schützen, damit die Privatsphäre gewahrt bleibt. Zu den personenbezogenen Daten zählen zum Beispiel Namen, Adressen oder Telefonnummern. Der Datenschutz regelt, wie solche Informationen erhoben, verarbeitet und gespeichert werden dürfen.

Gleichzeitig haben Betroffene Rechte wie Auskunft, Berichtigung, Löschung oder die Übertragbarkeit ihrer Daten. Unternehmen wiederum sind verpflichtet, nur die wirklich notwendigen Daten zu erfassen, für Transparenz zu sorgen und geeignete Sicherheitsmaßnahmen einzuhalten. In der Europäischen Union übernimmt die Datenschutz-Grundverordnung (DSGVO) diese Aufgabe und schafft klare Regeln für alle Beteiligten.

Was ist die DSGVO?

Seit dem 25. Mai 2018 regelt die Datenschutz-Grundverordnung (DSGVO) die rechtlichen Vorgaben zur Verarbeitung personenbezogener Daten. Sie verpflichtet sowohl private Unternehmen als auch öffentliche Einrichtungen in Europa, bestimmte Anforderungen einzuhalten.

Dazu zählen:

Meldepflichten
Rechenschaftspflichten
Sicherstellung der Datensicherheit und Umsetzung der Betroffenenrechte

Was sind die datenschutzrechtlichen Grundsätze der DSGVO?

Die DSGVO legt eine Reihe von Grundsätzen fest, um sicherzustellen, dass personenbezogene Daten rechtmäßig und sicher innerhalb der EU verarbeitet werden.

Hier ist ein Überblick der Grundsätze:

Die Rechtmäßigkeit der Verarbeitung
Verarbeitung nach Treue und Glauben
Transparenz der Verarbeitung
Zweckbindung
Datenminimierung
Richtigkeit der Daten
Speicherbegrenzung
Integrität und Vertraulichkeit der Datenverarbeitung

Welche Daten fallen nicht unter personenbezogene Daten?

Viele Daten, die dein Unternehmen verarbeitet, zählen zu den personenbezogenen Daten. Es gibt jedoch auch Informationen, die nicht darunterfallen und zu sensibel sind. Dazu gehören zum Beispiel Daten, die vollständig anonymisiert wurden und keinen Rückschluss mehr auf eine Person zulassen. Ebenfalls dazu zählen Angaben zu juristischen Personen wie Gesellschaften, Vereinen oder Stiftungen. Diese sind nicht durch die DSGVO geschützt und fallen nicht unter die personenbezogenen Daten.

Wichtig ist: Auch wenn anonymisierte Daten nicht unter die DSGVO fallen, gilt das für pseudonymisierte Daten nicht. Laut der DSGVO lassen sich pseudonymisierte Daten als Informationen beschreiben, die so verschlüsselt wurden, dass diese nicht mehr einer bestimmten Person zugeordnet werden können.

Was ist der Unterschied zwischen Telearbeit, Homeoffice und mobilem Arbeiten?

Gesetzlich ist die sogenannte Telearbeit in § 2 Abs. 7 der Verordnung über Arbeitsstätten (ArbStättV) geregelt. Homeoffice ist der umgangssprachlich gebräuchliche Begriff für Telearbeit und beschreibt die Tätigkeit, die Arbeit an einem privaten, fest eingerichteten Arbeitsplatz zu erledigen. Beim mobilen Arbeiten dagegen wird die Tätigkeit an wechselnden Orten ausgeführt.

Was sind Maßnahmen, um Datenschutz im Homeoffice zu gewährleisten?

Wie du Datenschutz im Homeoffice sicherstellst, hängt von deinem Unternehmen, den verarbeiteten Daten und deinem Team ab. Grundsätzlich gilt: Je sensibler die Daten und je höher die möglichen Risiken sind, desto wichtiger sind klare Schutzmaßnahmen.

Wir zeigen dir, worauf du mit deinem Team achten solltest:

Unbefugten Zugriff verhindern
Stellt sicher, dass niemand außer deinen Mitarbeiter:innen Zugriff auf vertrauliche Informationen hat. Dazu gehört, Bildschirme zu sperren, wenn der Arbeitsplatz verlassen wird, und Kopfhörer in Online-Meetings zu nutzen.
Druck von Dokumenten einschränken
Vertrauliche Daten sollten nur ausgedruckt werden, wenn es wirklich notwendig ist – und möglichst nicht auf privaten Druckern.
Sicherheitsvorfälle sofort melden
Wenn es zu einem Vorfall kommt, sollte dies direkt gemeldet werden.
Starke Passwörter einsetzen
Geräte und Accounts sollten mit sicheren Passwörtern geschützt sein, die aus Buchstaben, Zahlen und Sonderzeichen bestehen. Wichtig: Für jeden Account ein eigenes Passwort.
Mitarbeiter:innen regelmäßig schulen
Durch Schulungen und klare Kommunikation sorgst du dafür, dass dein Team Risiken erkennt und im Alltag souverän mit Daten umgeht.
Zugriffsrechte klar regeln
Nur autorisierte Personen dürfen sensible Daten einsehen. Überprüfe regelmäßig, wer auf welche Systeme oder Informationen zugreifen darf.
Schutz durch Software sicherstellen
Antivirus-Programme und Firewalls gehören zur Grundausstattung und sollten auf allen Arbeitsgeräten installiert sein.
VPN nutzen
Ein Virtual Private Network sorgt für eine sichere Verbindung zur Firmeninfrastruktur – auch wenn Mitarbeiter:innen von unterwegs oder in öffentlichen Netzen arbeiten.
Mobile-Device-Management (MDM) einsetzen
Mit einem MDM-System kannst du Geräte zentral verwalten, Updates automatisiert einspielen und im Notfall Daten aus der Ferne löschen.

Dürfen Mitarbeiter:innen private Endgeräte nutzen?

Als Arbeitgeber:in darfst du nicht verlangen, dass deine Mitarbeiter:innen ihre eigenen Geräte für die Arbeit einsetzen. Mit ihrer Zustimmung ist es zwar möglich, es empfiehlt sich jedoch, private Endgeräte nur in Ausnahmefällen zuzulassen. Der Grund: Es besteht ein hohes Risiko, dass persönliche und berufliche Daten vermischt werden – und genau das kann zu Sicherheitsproblemen führen.

Kommt deine Gefährdungsbeurteilung zu dem Ergebnis, dass die Nutzung privater Computer vertretbar ist, solltest du klare Vorkehrungen treffen. Dazu gehört ein separates Benutzerkonto, das ausschließlich für die Arbeit genutzt wird. Achte außerdem darauf, dass berufliche Daten getrennt gespeichert und nach der Übertragung auf den Unternehmensserver vollständig gelöscht werden. Ein einfaches Verschieben in den Papierkorb reicht nicht aus.

Was darfst du als Arbeitgeber:in im Homeoffice überwachen?

Als Arbeitgeber:in hast du das Recht, bestimmte Aspekte im Homeoffice zu kontrollieren. Gleichzeitig gelten aber strenge gesetzliche Vorgaben, die den Umgang mit deinen Mitarbeiter:innen klar regeln. Erlaubt ist zum Beispiel der Einsatz von Zeiterfassungssystemen, mit denen Arbeitszeiten und Projekte dokumentiert werden. So behältst du auch aus der Ferne den Überblick über Aufgaben und Auslastung.

Andere Maßnahmen sind dagegen nur im Ausnahmefall zulässig. Eine Überprüfung des Browserverlaufs oder ein GPS-Tracking sind beispielsweise nur dann erlaubt, wenn ein konkreter Tatverdacht vorliegt.

Wichtig bleibt in jedem Fall, dass das Vertrauen die Basis für eine gute Zusammenarbeit ist. Eine übermäßige oder unangemessene Überwachung kann das Verhältnis zu deinen Mitarbeiter:innen erheblich belasten. Deshalb gilt: Wenn Aufsicht notwendig ist, solltest du dies offen kommunizieren. Transparenz und klare Regeln schaffen ein Arbeitsumfeld, in dem Kontrolle und Vertrauen im Gleichgewicht bleiben.

Wie gehst du mit neuer Technologie um?

Neue Technologien wie Künstliche Intelligenz oder Cloud-Lösungen können dir helfen, Prozesse im Homeoffice effizienter zu gestalten. Gleichzeitig bergen sie aber auch Risiken für den Datenschutz. KI-Systeme können unbewusst Daten verarbeiten oder Diskriminierungspotenziale schaffen. Cloud-Dienste wiederum stellen oft eine Herausforderung dar, wenn es um Datensicherheit oder die Frage geht, wo Daten gespeichert werden.

Als Arbeitgeber:in solltest du deshalb auf klare Standards in der IT-Strategie setzen. Dazu gehören Transparenz beim Einsatz neuer Tools, eine starke Verschlüsselung, konsequente Datenminimierung und regelmäßige Audits, um Datenschutzvorgaben einzuhalten.

Welche Bußgelder drohen dir bei Nichteinhaltung?

Die Verantwortung für den Datenschutz liegt immer bei den Verantwortlichen – in der Regel also bei dir als Geschäftsführer:in oder direkt beim Unternehmen. Kommt es zu Datenpannen, etwa wenn sensible Informationen unrechtmäßig verarbeitet oder offengelegt werden, können hohe Bußgelder verhängt werden.

Schwere Verstöße: Bei gravierenden Fällen, wie der unautorisierten Weitergabe personenbezogener Daten, drohen Strafen von bis zu 20 Millionen Euro oder bis zu 4 % des weltweiten Jahresumsatzes, je nachdem, welcher Betrag höher ist.
Weniger schwere Verstöße: Auch hier können Bußgelder erheblich ausfallen – bis zu 10 Millionen Euro oder bis zu 2 % des Jahresumsatzes. Solche Fälle entstehen zum Beispiel, wenn Meldungen über Datenschutzverletzungen unvollständig oder verspätet erfolgen.

Neben Geldstrafen können Aufsichtsbehörden weitere Prüfungen oder Maßnahmen einleiten. In besonders schweren Fällen drohen sogar Freiheitsstrafen, wenn etwa eine große Menge nicht allgemein zugänglicher, personenbezogener Daten wissentlich und unberechtigt an Dritte weitergegeben oder erschlichen wird.

Fortschritt mit Sicherheit!

Die Einhaltung von Vorschriften und Richtlinien mag manchmal mühsam wirken, doch sie ist ein entscheidender Erfolgsfaktor für dein Unternehmen. Du vermeidest nicht nur hohe Bußgelder, sondern baust auch eine stabile Infrastruktur auf, die dein Team vor Bedrohungen von außen schützt.

Wir sind überzeugt: Der richtige Umgang mit Datenschutz im Homeoffice schafft nicht nur Sicherheit, sondern auch eine Unternehmenskultur, die zukunftsorientiert und vertrauensvoll ist.